De nos jours, avoir le meilleur logiciel de visioconférence simplifie et facilite la connexion en ligne avec les collègues, les amis et les même les membres de la famille. En effet, grâce aux progrès technologiques, la visioconférence est devenue accessible et abordable ; et au même moment, elle peut facilement servir d’outil de travail moderne. Cela est devenu particulièrement important pendant la pandémie actuelle. Elle a également permis à de nombreuses entreprises de continuer à fonctionner en permettant aux employés de travailler à domicile.
Alors que les ordres de travail à domicile semblent devenir une tendance à long terme, la visioconférence est devenue la solution incontournable non seulement pour les réunions d’affaires ; mais aussi pour la socialisation des employés. De plus, avec les inquiétudes croissantes concernant le coût carbone des déplacements ; il est logique que les entreprises cherchent à continuer par communiquer en face à face en ligne. Dans cet article nous avons décidé de vous présenter les meilleurs logiciels de visioconférence à utiliser, que ça soit en entreprise, entre amis ou en famille.
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Qu’est-ce que la visioconférence?
Pour de nombreux travailleurs axés sur l’information, le travail à domicile est devenu une tendance qui durera jusqu’au-delà de 2021. Ainsi, un bon logiciel de vidéoconférence est l’un des principaux éléments au succès de cette stratégie. Bien plus qu’un simple outil de réunion et de marketing occasionnel ; la visioconférence est devenue quelque chose aussi omniprésent que le téléphone pour les personnes travaillant à domicile. Pour que cela fonctionne, vous devez examiner les différents composants matériels de ceux que vous avez déployés dans vos salles de conférence ; cependant, les fournisseurs de services principaux resteront similaires.
En plus de cela, les services de visioconférence offrent généralement plus que de simples interactions en face à face. Le meilleur logiciel de visioconférence, de son catégorie permet aux utilisateurs de partager leurs écrans ; d’accéder à distance à leurs bureaux, discuter par texte, échanger des fichiers, communiquer via des tableaux blancs numériques ; et même de diffuser des conférences à de grands groupes de spectateurs passifs. Certains font partie de forfaits Voice-over-IP (VoIP) destinés aux entreprises, qui permettent de changer dynamiquement les appels vocaux en appels vidéo et en réunions partagées ; tout cela, juste en appuyant simplement sur un bouton sans établir de nouvelles connexions.
Tous ces éléments sont des outils de communication fantastiques pour les scénarios de travail à domicile ; et surtout en particulier lorsqu’ils sont vus à travers une lentille à long terme. Mais un meilleur logiciel de visioconférence a également des fonctions autres que de garder les employés répartis connectés. D’une part, c’est un moyen efficace d’assumer des tâches telles que répondre aux questions d’assistance des clients en direct ; interagir avec les clients dans le cadre de webinaires en temps réel ou d’autres événements marketing, et même de contacter des partenaires.
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La croissance des systèmes de visioconférence devenu populaires pendant le COVID 19
Pour les informaticiens en particulier, le télétravail est en plein essor. Même avant la pandémie, selon un certain rapport, une multitude de personnes travaillaient déjà à domicile au moins la moitié du temps. Cela signifie que dans certains cas, un meilleur logiciel de visioconférence représente le seul outil d’interaction visible que les employés auront avec leurs employeurs. Notons que cela est indispensable pour tous et particulièrement pour ceux qui occupent des postes influents au sein d’une entreprise.
Pourquoi choisir le meilleur logiciel de vidéoconférence ? Voici quelques raisons :
· La réduction des coûts de communication
En dehors de la pandémie, les entreprises s’éloignent de plus en plus ; autrement dit, de nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) se répartissent sur de nombreux sites géographiques ; ce qui pose des problèmes de communication complexes, même pour les employés qui travaillent en interne. A cet effet, lorsqu’on ajoute les clients et les partenaires ; il est difficile de penser à parler à tous ces gens sans longs déplacements, ce qui entraîne des coûts restrictifs. C’est là que l’utilisation d’un meilleur logiciel de visioconférence peut améliorer considérablement les résultats de votre entreprise.
Au lieu de passer la moitié de votre vie dans les lignes d’aéroport, donnez vie à vos réunions en utilisant un meilleur logiciel de visioconférence. De cette façon, le présentateur n’est pas seulement une voix au téléphone ; mais une présence à l’écran qui est capable de voir et d’interagir avec d’autres participants ; capable de partager des présentations, et plus encore. Pour les réunions collaboratives, l’hôte peut esquisser des idées sur un tableau blanc en ligne et inviter les participants à se joindre. Certains services de visioconférence permettent aux présentateurs de passer le contrôle à un autre participant qui peut poursuivre la réunion sans interruption. D’autres laissent les hôtes refuser l’accès aux retardataires pour éviter davantage les perturbations.
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· La facilité d’utilisation et de collaboration avec le logiciel de visioconférence
Une fois que vous avez trouvé des forfaits dans votre gamme de prix, le facteur le plus important est la facilité d’utilisation du logiciel de visioconférence. Évidemment, si l’interface utilisateur (UI) est difficile à naviguer et à utiliser pour vous et vos collègues ; cela entraînera des retards dans les heures de début des réunions, ce qui frustrera tout le monde. Pour chaque examen, il faut vérifier la facilité de s’inscrire ; de créer une réunion, d’inviter des participants et de configurer les commandes audio et vidéo. Vous pouvez également examiner l’expérience utilisateur (UX) du point de vue des invités à la réunion ; ce qui peut faire ou défaire une réunion.
De plus, testez les principales fonctionnalités de chaque service ; mais c’est à vous de décider si vous avez besoin ou non de numéros d’appel, de prise en charge VoIP ou des deux options pour votre audio ; et si vous avez besoin ou non d’appels vidéo en plus du partage d’écran.
Certains services offrent à la fois la téléconférence avec numéros d’appel (locaux ou sans frais) et les appels VoIP ; tandis que d’autres offrent uniquement l’un ou l’autre. Quelques-uns offrent des numéros d’appel internationaux.
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Pourquoi est-il important de comprendre les étiquettes de prix de la visioconférence ?
Comme pour tous les services logiciels, les prix et les packages sont une considération importante en matière de visioconférence. Les prix indiqués et les descriptions de produits dans ce tour d’horizon correspondent généralement au niveau de service le plus bas par utilisateur et par mois. La plupart des services de visioconférence offrent des essais gratuits (30 jours) ; encore, beaucoup ne nécessitent pas de carte de crédit enregistrée. Cela signifie que vous n’avez pas à vous soucier d’être facturé automatiquement à la fin de l’essai.
Il existe certains sites qui proposent un plan gratuit avec des fonctionnalités limitées, ce qui convient aux petites entreprises, voire à un seul employé. De nombreux services sont évolutifs en fonction du nombre d’hôtes et de participants dont vous avez besoin. Nous vous recommandons d’essayer quelques-uns avant de vous engager dans un service en particulier ; essayez certaines fonctionnalités pour déterminer ceux dont vous avez vraiment besoin.
Une autre considération majeure est de savoir si le prix du service est adapté ou non en fonction de l’hôte ou du participant. Ceux qui sont facturés par hôte ont tendance à faire mieux pour les environnements de type webinaire ; tandis que ceux facturés par participant ont tendance à être plus attractifs pour les engagements de type collaboratif où n’importe qui pourrait être un hôte. Microsoft Teams, par exemple, est une bonne option si vous utilisez déjà Microsoft Office 365 ; c’est donc une option très intéressante. Cependant, si vous organisez régulièrement des webinaires, ClickMeeting est une excellente voie à emprunter.
Présentation de quelques-uns des meilleurs logiciels de visioconférence
1. Microsoft Teams
En effet, Microsoft Teams permet aux utilisateurs de planifier des réunions vidéo ou audio avec une seule personne ou une équipe. Les administrateurs peuvent également organiser des webinaires et de grandes réunions avec jusqu’à 10 000 participants. L’intégration complète avec Microsoft 365 signifie que les appels peuvent être facilement planifiés, et les invitations partagées au sein de l’organisation ; tandis que les invités externes peuvent rejoindre depuis leur navigateur Web sans télécharger l’application.
De plus, Microsoft Teams fournit également la gamme complète de fonctionnalités attendues d’un fournisseur de meilleur logiciel de visioconférence de premier plan ; notamment le partage d’écran, l’enregistrement des appels, les sous-titres en direct, la technologie de flou d’arrière-plan et les fonctionnalités de chat. L’intégration avec Microsoft 365 fait de la plate-forme le leader du marché de la visioconférence et de l’intégration d’espace de travail numérique.
Cependant ce puissant et meilleur logiciel de visioconférence de la plate-forme est complété par des options matérielles, qui permettent aux utilisateurs de rejoindre des appels de presque n’importe où. Lorsque vous travaillez seul ou en déplacement, les appareils mobiles, les ordinateurs de bureau et les casques de conférence Bluetooth peuvent alimenter la communication. Dans l’ensemble, Microsoft Teams est idéal pour les entreprises qui utilisent déjà Microsoft 365 ou qui cherchent à réinventer les espaces de travail de communication et de collaboration numériques de leur organisation.
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2. Google Meet
Google Meet, anciennement appelé Google Hangouts Meet, fait partie de la plate-forme de productivité de bureau Google Workspace (anciennement G Suite). Ayant récemment bénéficié d’un changement de nom, Google Meet vise à fournir un service de conférence de premier ordre.
Développé spécifiquement pour les besoins de l’entreprise, il peut répondre à un grand nombre d’utilisateurs à la fois. Il utilise également une participation intelligente et une interface rapide pour réduire le besoin d’attendre. En tant que version améliorée de Google Hangouts standard, Google Meet vise à faciliter le travail avec des clients externes. Il le fait d’abord en fournissant une expérience d’application Web ; ce qui signifie qu’il n’y a pas de logiciel à télécharger. Deuxièmement, il fournit également un numéro d’appel dédié, ce qui signifie non seulement que les employés en déplacement peuvent participer ; mais cela garantit également que la qualité de la ligne est maintenue et qu’il n’y a pas d’abandon.
En plus d’avoir des applications dédiées disponibles pour les utilisateurs mobiles dans l’AppStore d’Apple et le Google Play Store pour Android ; Google Meet peut également fonctionner avec le matériel de conférence existant. Tout ce qui est requis est qu’il respecte les normes SIP et H.323 pour les utilisateurs de Skype Entreprise. Cela s’applique également à Cisco, Lifesize et Polycomm en particulier. En utilisant Pexip Infinity, vous pouvez aussi participer à des réunions Hangouts.
3. Les réunions Zoom
Zoom Meetings propose une solution de visioconférence et de messagerie pour ordinateurs de bureau et appareils mobiles, qui visent à être très rapide et facile à configurer. Il offre une large gamme de fonctionnalités évolutives. Non seulement il fournit de la vidéo et de l’audio HD ; mais il peut prendre en charge jusqu’à 1000 participants en même temps et jusqu’à 49 vidéos sur un seul écran ; bien que ces grands rassemblements soient probablement mieux adaptés aux moniteurs grand écran.
Les réunions peuvent être enregistrées localement ou dans le cloud, ainsi que des transcriptions contenant du texte interrogeable. De plus, la collaboration est intégrée avec la possibilité pour les participants de partager leurs écrans et de travailler ensemble pour fournir leurs propres notes selon les besoins. En plus de cela, une fonction de chat en équipe permet le partage de fichiers, un historique consultable et une archive de dix ans. Les réunions peuvent également être transformées en appels individuels. La sécurité est intégrée, utilisant un cryptage TLS 256 bits pour les réunions et les fichiers partagés ; de même la planification automatisée peut être effectuée à partir de Gmail, Outlook et iCal.
4. ClickMeeting
ClickMeeting regorge de fonctionnalités pour les hôtes de webinaires. Pour commencer, ce meilleur logiciel de visioconférence comprend à peu près tous les outils dont vous pourriez avoir besoin lors d’une présentation. Vous pouvez partager votre écran, lire des diaporamas et des vidéos ; et même laisser les participants prendre le contrôle de votre souris pour explorer un écran interactif. Mieux encore, ClickMeeting prend en charge les sessions de questions-réponses et les sondages en direct, afin que vous puissiez faire participer votre public et collecter des données précieuses sur les participants.
En plus de cela, ClickMeeting propose même des intégrations avec un certain nombre d’applications professionnelles populaires. Vous pouvez lier votre Dropbox pour que vos enregistrements de webinaires soient automatiquement stockés dans le cloud ; ou utiliser Zapier pour l’intégrer à une plateforme de marketing par e-mail ou à un logiciel CRM.
Il y a beaucoup à aimer à propos de ClickMeeting si votre entreprise s’appuie sur des webinaires pour recueillir des prospects ou rester en contact avec les employés. Ce meilleur logiciel de visioconférence dispose d’un certain nombre d’outils pour garder le public engagé pendant les réunions ; ainsi que de suivis automatisés, afin que vous puissiez capitaliser sur un webinaire réussi.
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